Что такое BI и какими они бывают
Вот у тебя бизнес, да? Магазин, кафе, мастерская - неважно. И ты каждый день вкалываешь как проклятый: утром поставщику звонишь, днём с клиентами разруливаешь, вечером сотрудников контролируешь. Приползаешь домой и думаешь: "А что вообще происходит? Куда деньги делись?"
Начинаешь звонить бухгалтеру, она присылает Excel на 40 листов. Открываешь - и хрен поймёшь что там. Звонишь менеджерам - те втирают про "сложный месяц был". А ты сидишь и понимаешь - ничего не понимаешь что в твоём бизнесе творится.
И тут тебе кто-то говорит: "Тебе BI нужна!" А ты такой: "Что за BI? Это опять что-то из ИТ для большого бизнеса?"
Сейчас объясню что это такое на человеческом языке.
Что такое BI простыми словами
BI (Business Intelligence) - это когда все цифры твоего бизнеса собраны в одном месте и показаны понятно. Не надо ничего склеивать из разных файлов, пересчитывать на калькуляторе, держать в голове или выпрашивать у бухгалтера.
Представь: открываешь телефон или компьютер - а там сразу видно:
- Сколько продал сегодня, вчера, за неделю, за месяц
- Какой товар идёт, какой лежит мёртвым грузом
- Кто из сотрудников работает, кто зарплату получает просто так
- Откуда приходят клиенты и сколько каждый приносит денег
- Куда реально уходят твои деньги
Всё в цифрах, всё по факту. Никаких "ну вроде нормально" или "мне кажется".
Короче, это не магия и не для Газпрома. Это просто инструмент чтобы видеть что творится в твоём бизнесе. А какой именно инструмент - вот тут варианты есть.
Какие варианты бывают
1. Вручную в табличках (Excel, Google Sheets)
Самый простой и самый убийственный вариант. Типа бесплатно же! Берёшь Excel, выгружаешь туда данные из кассы, из 1С, из CRM - и сидишь соединяешь всё это формулами. Делаешь табличку с продажами, табличку с остатками, табличку с менеджерами.
Плюсы:
✓ Бесплатно (если не считать твоё время)
✓ Гибко - можешь крутить как хочешь
✓ Не надо никого подключать
Минусы:
❌ Убиваешь на это часы каждую неделю
❌ Одна ошибка в формуле - все цифры кривые
❌ Данные устаревают пока ты их собираешь
❌ Если заболел или в отпуске - всё встало
❌ Масштабируется до определённого момента, потом просто рушится
Сеть из трёх кофеен, оборот 8 млн в месяц. Владелец каждый понедельник 4 часа собирал отчёт в Excel: выгрузки из трёх касс, закупки, зарплаты, расходы. К среде получал картину за прошлую неделю - при этом текущая неделя уже идёт.
Открыл четвёртую точку - Excel рухнул. Файл 87 Мб, формулы сбоят, открывается 2 минуты, пересчёт данных ещё 3 минуты. Перешёл на BI-аутсорс, запустили за 10 дней. Теперь 10 минут в понедельник утром вместо 4 часов.
2. Заказная разработка у программистов
Вариант для тех кто думает "я же не как все, у меня всё особенное". Нанимаешь программистов (или агентство), они тебе делают систему под твои хотелки. Подключают все источники данных, рисуют красивые графики, настраивают всё как ты хочешь.
Плюсы:
✓ Сделают именно под тебя
✓ Учтут все твои особенности
✓ Можно встроить в существующие системы
Минусы:
❌ Дорого - от 500 тысяч и выше
❌ Долго - минимум 3-6 месяцев
❌ Надо техническое задание писать (а ты не знаешь что хочешь)
❌ Потом поддержка, доработки - опять деньги
❌ Программисты уйдут - ты останешься с системой которую никто не понимает
Интернет-магазин. Оборот 15 млн/мес. Заказал разработку у программиста за 350 тыс. Старт в марте 2024. Три месяца разбирались с выгрузками из CRM (amoCRM) и склада (МойСклад). Ещё два месяца делали интерфейс. К августу первая версия - глючит, данные с задержкой сутки, половина отчётов не работает.
Сентябрь: программист находит другую работу, проект бросает. Итог: потрачено 400 тысяч + 6 месяцев времени. Получено: нерабочая система. Сейчас владелец опять в Excel, ищет BI-аутсорс.
Это нормальный вариант если у тебя оборот от 50-100 миллионов в месяц, сложные процессы и есть бюджет. Для малого бизнеса это перебор.
3. Готовые BI-сервисы
Золотая середина для малого и среднего бизнеса. Есть куча готовых сервисов которые уже умеют подключаться к популярным системам (1С, CRM, касса, маркетплейсы, реклама) и показывать тебе нужные цифры.
Бывают разные:
Для корпораций - Power BI от Microsoft, Yandex DataLens, Apache Superset. Мощные, гибкие, но сложные. Чтобы настроить, нужен либо свой аналитик, либо подрядчик. Для малого бизнеса обычно избыточны - там функций на три года изучения.
Для малого и среднего бизнеса - BI-аутсорс, когда команда берёт на себя всю техническую часть: настраивает выгрузки из твоих систем (1С, CRM, касса, что там у тебя), организует хранение данных, делает отчёты под твои задачи. Ты получаешь готовые дашборды где всё видно.
Плюсы:
✓ Быстро - запускается за неделю-две
✓ Понятная цена - знаешь сколько платишь каждый месяц
✓ Не надо держать программистов и аналитиков в штате
✓ Подстраивают под тебя - какие отчёты нужны, такие и сделают
✓ Обновляется автоматически - всегда видишь свежие данные
Минусы:
❌ Менее гибко чем своя команда аналитиков
❌ Платишь каждый месяц (зато не надо держать людей в штате)
❌ Зависишь от подрядчика (но это лечится нормальным договором)
Оптовая торговля. 50 клиентов, оборот 32 млн/мес, маржа 18%. Excel не справляется - три человека по 2 дня собирают месячный отчёт, регулярно ошибки в формулах.
Подключили BI-аутсорс. За 8 дней настроили выгрузки из 1С 8.3 и Битрикс24, развернули хранилище, сделали 12 отчётов. Первое что увидели: 5 клиентов дают 22,4 млн выручки и 4,8 млн маржи (71% от общей прибыли). Остальные 45 клиентов: 27 работают в ноль, 18 в минус после логистики и возвратов.
За 3 месяца отказались от 23 убыточных клиентов, добавили 4 новых похожих на топовых. Результат: оборот упал до 28 млн (-12%), маржа выросла до 8,1 млн (+20%). Отчёт теперь формируется за 5 минут автоматически каждое утро.
Ещё примеры как это работает
Магазин автозапчастей. 18 месяцев работы, оборот 4,2 млн/мес, прибыль ноль. Владелец планирует закрываться. Подключили BI с выгрузкой из складской программы, настроили за день.
Отчёт по маржинальности: 1847 SKU с маржой 3-8%. С учётом аренды склада (18₽/кг/мес), доставки от поставщика (12% от закупки) и зарплаты продавцов (8% от продаж) - убыток 5-12% с каждой проданной единицы. Эти позиции дают 47% оборота и -580 тыс маржи в месяц.
Убрал низкомаржинальные позиции, сфокусировался на 892 SKU с маржой 18-35%. Оборот упал до 2,6 млн (-38%), но прибыль через 3 месяца стабилизировалась на 340 тыс/мес. Магазин работает, владелец доволен.
Производство корпусной мебели. Оборот 6,5 млн/мес, прибыль 420 тыс (6,5%). Владелец в цеху 12-14 часов/день. Внедрили учёт заказов с аналитикой времени и себестоимости.
Выяснили: заказы до 50 тыс₽ (индивидуальные шкафы, тумбы) - 68% от количества заказов, 31% выручки. Время на переналадку станка 2,3 часа, брак 8-12%, реальная маржа с учётом всех затрат -3% до +2%. Заказы от 150 тыс (кухни, офисная мебель) - 22% заказов, 54% выручки, маржа 18-24%.
Поднял минимальную сумму заказа до 80 тыс, цены на мелкие работы +95%. Ушло 58% клиентов (мелких). Оборот первый месяц упал до 4,1 млн, через 3 месяца вырос до 5,8 млн за счёт новых крупных заказов. Прибыль 890 тыс/мес (+112%). Рабочий день 9 часов вместо 14.
Какой вариант тебе подходит
Если у тебя оборот от 2 до 100 миллионов в месяц - ты как раз в той точке, где Excel уже не тянет, а свою команду аналитиков держать дорого и незачем.
Вот тут и работает BI-аутсорс. Это когда приходят нормальные ребята, настраивают всю техническую часть (выгрузки данных, хранение, обработку) и делают тебе понятные отчёты под твои задачи. Типа BI as a Service - ты платишь за результат, не паришься с программистами и серверами.
Они не ищут за тебя «инсайты» и не рассказывают как бизнес вести. Они просто делают так чтобы ты видел все свои цифры в одном месте, в понятном виде. А дальше ты сам смотришь, анализируешь, решения принимаешь. Или твои сотрудники - директор по продажам, коммерческий директор, кто там у тебя цифрами занимается.
Но главное вот что: не важно какой вариант ты выберешь - важно что ты вообще начнёшь смотреть на цифры.
Потому что без этого ты работаешь вслепую. Думаешь что всё под контролем, а на самом деле половину денег сливаешь на хрень которая не работает. Платишь людям которые ничего не делают. Теряешь клиентов и не знаешь почему.
А с аналитикой - хоть Excel, хоть готовый сервис - ты хотя бы видишь правду. Иногда правда неприятная: выясняется что ты полгода работал впустую или товар не тот продаёшь. Зато знаешь что менять.
Что это даёт по факту
Короче, представь: сидишь ты в субботу на даче, отдыхаешь. И тут думаешь: "А как там дела в бизнесе? Продажи идут? Деньги пришли?"
Раньше бы позвонил бухгалтеру, менеджерам, начал бы всех дёргать в выходной. Теперь открыл телефон, глянул цифры - всё видно. Продажи, деньги, остатки, проблемы. За минуту.
Или принимаешь решение: взять этот заказ или нет? Раньше гадал интуитивно. Теперь открыл аналитику: такие заказы в среднем приносят 15% маржи, делаются 3 дня, проблем обычно не бывает - беру. Или наоборот: прошлые три таких заказа принесли убыток, клиенты задолбали с переделками - отказываюсь.
Твоё время - деньги. Ты владелец, тебе думать надо куда бизнес развивать, что нового запускать. А не три дня в месяц возиться с отчётами и пытаться понять что было в прошлом месяце. С аналитикой на это 10 минут уходит.
Итого
Если совсем просто - вот что такое BI:
BI (Business Intelligence) - это когда все цифры твоего бизнеса в одном месте, показаны понятно и обновляются автоматически. Не надо собирать руками, пересчитывать, звонить всем подряд.
Какие бывают варианты:
✓ Вручную в Excel - пока оборот маленький, можно терпеть
✓ Разработка под себя - когда оборот больше 100 млн и есть бюджет
✓ BI-аутсорс - оптимально для бизнеса с оборотом 2-100 млн: быстро, понятно, есть живые люди
Что это даёт:
✓ Видишь куда реально уходят деньги (не в общем, а конкретно)
✓ Принимаешь решения по цифрам, а не по ощущениям
✓ Понимаешь кто реально работает, а кто зарплату получает
✓ Не держишь тысячу цифр в голове
✓ Экономишь своё время
Не важно Power BI это будет, DataLens, Superset или специализированный сервис - важно что ты вообще начал смотреть на цифры. Потому что без этого ты работаешь вслепую, и даже не понимаешь куда сливаешь деньги.
Вот и всё. Никакой магии, никакого IT-бреда. Просто инструмент который показывает правду про твой бизнес. Иногда правда неприятная - выясняется что ты полгода работал не на тех клиентов или товар не тот продаёшь. Зато хоть знаешь что менять.
Хочешь разобраться со своей ситуацией?
Покажем примеры решений для твоего типа бизнеса и назовём точную стоимость.